REGULAMIN PORTALU WSPARCIA TECHNICZNEGO FIRMY COGIT
ważny od dnia 26.01.2021 r.
POSTANOWIENIA OGÓLNE
Niniejszy Regulamin zwany dalej „Regulaminem” reguluje korzystanie z dostępu do Portalu Wsparcia
Technicznego, dalej „Portal”, dostępnego na stronie support.cogit.pl, zgodnie
z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie
ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanym dalej
„RODO”.
Podmiotem obsługującym Portal jest spółka Cogit sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul.
Postępu
21, 02-676 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego
przez
Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego,
pod
numerem 0000031038, NIP: 5211018927 REGON: 011166249.
DEFINICJE
Użyte w niniejszym Regulaminie określenia posiadają następujące znaczenie:
Adres e-mail Klienta – oznacza adres e-mail wskazany przez Klienta w formularzu
dostępnym pod adresem internetowym www.support.cogit.pl lub przesłanym przez Usługodawcę osobie
wskazanej przez Klienta, na który Usługodawca będzie przekazywał wszelkie powiadomienia,
oświadczenia,
notyfikacje oraz inne informacje dotyczące statusu zgłoszenia, jak również powierzenia przetwarzania
Danych Osobowych.
Dane osobowe – dane dotyczące żyjącej osoby, która jest lub może być
zidentyfikowana na
podstawie danych lub danych w połączeniu z innymi informacjami znajdującymi się lub mogącymi z dużym
prawdopodobieństwem znaleźć się w naszym posiadaniu oraz obejmuje dane osobowe opisane w
Rozporządzeniu
RODO.
Klient – osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, a
także osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, korzystająca z Portalu w związku
z realizacją postanowień umowy głównej o świadczenie usług, na potrzeby zgłaszania wszelkich
zdarzeń.
Konto – zbiór zasobów i ustawień utworzonych dla Użytkownika na Portalu,
zawierający informacje (w tym Dane Osobowe) dotyczące danego Użytkownika oraz uprawnienia
w zakresie właściwym dla poziomu dostępu nadanego danemu Użytkownikowi. Każde Konto jest
indywidualne, a dostęp do niego posiada wyłącznie jeden, imiennie oznaczony Użytkownik.
Oprogramowanie – oprogramowanie komputerowe, będące podstawą funkcjonowania
Portalu, na które składają się m.in. kody źródłowe, grafika, pliki HTML, bazy danych i inne elementy
oprogramowania niezbędne do niezależnego funkcjonowania Portalu.
Portal Wsparcia Technicznego lub Portal – system informatyczny służący do wsparcia
serwisowego Klienta przez Usługodawcę, dedykowanym do zarządzania zdarzeniami
w przedsiębiorstwie, wymagającymi reakcji ze strony Usługodawcy oraz do innych celów uzgodnionych z
Usługodawcą.
Regulamin – niniejszy regulamin.
Usługodawca – Cogit sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Postępu 21,
02-676 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez
Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego,
pod numerem 0000031038, NIP: 5211018927 REGON: 011166249.
Użytkownik – osoba fizyczna zatrudniona przez Klienta w jakiejkolwiek formie lub
współpracująca z nim na podstawie umowy cywilnoprawnej, uprawniona przez Klienta do korzystania z
Portalu, posiadająca unikalny identyfikator oraz indywidualne Konto dostępu do Portalu, o
zdefiniowanym poziomie uprawnień.
Umowa o Dostęp do Portalu – umowa zawarta na warunkach Regulaminu i za
pośrednictwem formularza rejestracyjnego dostępnego na stronie www.support.cogit.pl, na podstawie
której Usługodawca świadczy na rzecz Klienta Usługę Dostępu do Portalu.
Usługa Dostępu do Portalu – oznacza usługę przez Usługodawcę na rzecz Klienta,
polegającą na udzieleniu Klientowi nieodpłatnego dostępu do Portalu, w celu umożliwienia mu
zapoznania się ze sposobem działania oraz funkcjonalnościami Portalu.
DOSTĘP DO PORTALU WSPARCIA TECHNICZNEGO
Na warunkach określonych w Regulaminie Usługodawca udziela Klientowi nieodpłatnego dostępu do
Portalu, w celu umożliwienia mu zgłaszania wszelkich zdarzeń wymagających wsparcia serwisowego ze
strony Usługodawcy, takich jak: awaria, przerwa w działaniu systemu, błąd, problem z dostępem do
systemu i inne, związane z realizacją postanowień umowy głównej.
Usługa Dostępu do Portalu jest udzielana na czas określony w umowie głównej zawartej
z Klientem.
Warunkiem skorzystania z Usługi Dostępu do Portalu jest rejestracja Użytkownika na stronie
www.support.cogit.pl dokonywana na podstawie indywidualnego zaproszenia wysyłanego przez Usługodawcę
osobie wskazanej przez Klienta, na podany przez Klienta adres e-mail oraz zaakceptowanie w całości
postanowień Regulaminu.
Po spełnieniu warunków, o których mowa w ust. 3.4. niniejszego paragrafu, Usługodawca udostępni
Usługę Dostępu do Portalu. Od dnia udostępnienia Użytkownik jest uprawniony do korzystania z Portalu
na zasadach określonych w Regulaminie.
Usługodawca zastrzega sobie prawo do nie udzielenia Klientowi Usługi Dostępu do Portalu bez podania
przyczyny lub zaprzestanie udostępnienia w szczególności na skutek naruszenia przez Klienta lub
Użytkownika postanowień Regulaminu.
Usługodawca nieodpłatnie udostępnia Klientowi Regulamin przed udostępnieniem Usługi Dostępu do
Portalu, a także – na jego żądanie – w sposób, który umożliwia pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie
treści Regulaminu za pomocą systemu teleinformatycznego, którym posługuje się Klient.
Do współpracy z systemem teleinformatycznym Usługodawcy niezbędne jest: połączenie
z siecią Internet, przeglądarka internetowa umożliwiająca wyświetlanie na ekranie komputera
dokumentów HTML oraz włączona opcja akceptowania plików cookies, w przypadku usług wskazanych w
„Polityce cookies”, dostępnej pod adresem
www.cogit.pl/cookie-policy.
PRAWA I OBOWIĄZKI KLIENTA/UŻYTKOWNIKA
Klient/Użytkownik zobowiązany jest do przestrzegania postanowień Regulaminu od chwili podjęcia
pierwszej czynności prowadzącej do skorzystania z Portalu.
Klient/Użytkownik zobowiązuje się nie przekazywać, nie użyczać, ani nie udostępniać jakiejkolwiek
osobie trzeciej loginu i hasła dostępu do Portalu. Klient ponosi odpowiedzialność wobec Usługodawcy
za wszelkie nieuprawnione udostępnienie loginu i hasła dostępu do Portalu osobom trzecim oraz za
wynikłe stąd szkody poniesione przez Usługodawcę lub osoby trzecie.
Klient/Użytkownik zobowiązany jest do wykorzystywania Portalu, Oprogramowania oraz wszelkich ich
elementów wyłącznie w celu zgłaszania zdarzeń określonych w ust. 3.1.
Klient/Użytkownik jest wyłącznie odpowiedzialny za treści i materiały umieszczane w Portalu.
Klient/Użytkownik oświadcza jednocześnie, iż wszelkie treści i materiały umieszczane
w Portalu będą wolne od wad prawnych.
Klient zobowiązany jest do podania Usługodawcy wszelkich wymaganych informacji niezbędnych do
prawidłowego udostępnienia Usługi Dostępu do Portalu. Klient oświadcza jednocześnie, że podane przez
niego dane są prawdziwe, zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz nie naruszają jakichkolwiek
dóbr osób trzecich.
Klient/Użytkownik nie jest uprawniony do udostępniania w jakiejkolwiek formie bez pisemnej zgody
Usługodawcy Portalu, Oprogramowania oraz ich elementów osobom trzecim. Klient ponosi
odpowiedzialność wobec Usługodawcy za wszelkie nieuprawnione udostępnienie osobom trzecim Portalu,
Oprogramowania i ich elementów oraz za wynikłe stąd szkody poniesione przez Usługodawcę lub osoby
trzecie.
Klient/Użytkownik zobowiązuje się nie kopiować, nie powielać ani nie rozpowszechniać
w jakikolwiek sposób Portalu, Oprogramowania lub jakichkolwiek ich elementów i ponosi
odpowiedzialność wobec Usługodawcy za jakiekolwiek ich nieuprawnione rozpowszechnianie lub
powielenie oraz za wynikłe stąd szkody poniesione przez Usługodawcę lub osoby trzecie.
Klient/Użytkownik zobowiązuje się do nie wykorzystywania Portalu, Oprogramowania ani jakichkolwiek
ich elementów w celu rozwoju, produkcji lub wprowadzenia do obrotu programu komputerowego, w formie
identycznej lub zbliżonej do Portalu, jak też do nie podejmowania czynności lub działań mających na
celu naruszenie w jakiejkolwiek formie praw przysługujących Usługodawcy do Portalu, Oprogramowania
oraz ich elementów.
W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przez Usługodawcę postanowień Regulaminu lub
Umowy o Dostęp do Portalu, Usługodawca ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone Klientowi do
wysokości szkody rzeczywistej.
OBOWIĄZKI USŁUGODAWCY ORAZ PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
Usługodawca udziela Klientowi lub wskazanemu przez Klienta Użytkownikowi dostępu do Portalu.
Użytkownik loguje się do portalu za pomocą adresu e-mail oraz ustawionego, zaszyfrowanego hasła
dostępu.
W celu prawidłowej realizacji Usługi Dostępu do Portalu Usługodawca przetwarza następujące dane
osobowe Użytkownika:
imię
nazwisko
adres e-mail
stanowisko
telefon
Podanie przez Użytkownika danych osobowych, o których mowa w ust. 5.3. powyżej jest niezbędne w celu
realizacji Usługi Dostępu do Portalu. Użytkownik zobowiązany jest do ich podania, a ich niepodanie
uniemożliwi nadanie dostępu do Portalu oraz prawidłowego przejścia procesu zgłoszenia zdarzenia,
jego weryfikacji, naprawy i zamknięcia zgłoszenia.
Usługodawca będzie wykonywał następujące operacje lub zestaw operacji na danych osobowych,
wskazanych w ust. 5.3. powyżej:
zbieranie
utrwalanie
organizowanie
porządkowanie
prrzechowywanie
adaptowanie lub modyfikowanie
pobieranie
przeglądanie
dopasowywanie lub łączenie
ograniczenie
usuwanie lub niszczenie
Przetwarzanie danych osobowych będzie odbywało się zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu
Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w
związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz
uchylenia dyrektywy 95/46/WE oraz zgodnie z Polityką Prywatności Usługodawcy, dostępną pod adresem:
www.cogit.pl/privacy-policy-statement/.
Dane nie będą podlegały profilowaniu ani innym formom zautomatyzowanego przetwarzania.
Usługodawca oświadcza, że wdrożył Politykę bezpieczeństwa danych osobowych i zobowiązał do
stosowania wskazanych w niej wytycznych wszystkich pracowników. Usługodawca zapewnia ochronę danych
osobowych i podejmuje odpowiednie środki techniczne
i organizacyjne zapewniające właściwy stopień bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych
uwzględniający stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele
przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
Odbiorcami danych osobowych Użytkownika będą upoważnieni pracownicy oraz współpracownicy Usługodawcy
oraz podmioty świadczące usługi IT i dostarczające narzędzia/technologie IT na potrzeby świadczenia
usług przez Usługodawcę.
Zważywszy, że Usługodawca korzysta z zewnętrznych systemów IT, dane osobowe Użytkownika będą
przechowywane na serwerach oraz w chmurze, znajdujących się wyłącznie w Unii Europejskiej.
Użytkownik ma prawo dostępu do danych, o których mowa powyżej, na zasadach ogólnych, tj. poprzez
kontakt z Usługodawcą pod adresem e-mail: iodo@cogit.pl. Wykorzystywane systemy na serwerach
zewnętrznych obejmują oprogramowanie firmy Microsoft Dynamics 365. Informacje odnośnie sposobów
przechowywania danych, jak również ich bezpieczeństwa znajdują się na stronie: www.microsoft.com/pl-pl/trust-center/privacy/data-location
W zakresie i na zasadach określonych w Rozporządzeniu RODO Użytkownik ma prawo dostępu do treści
swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do
przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony
Danych Osobowych, co będzie równoznaczne
z dobrowolną rezygnacją z Usługi Dostępu do Portalu.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
Regulamin wchodzi w życie z dniem 26.01.2021 r.
Usługodawca zastrzega sobie prawo do jednostronnej zmiany postanowień Regulaminu. Usługodawca
zobowiązuje się do poinformowania Klienta o wprowadzonych zmianach poprzez adres e-mail
Klienta/Użytkownika lub w drodze opublikowania odpowiedniej informacji na stronie logowania do
Portalu.
Strony postanawiają, iż oświadczenia woli składane Klientowi przez Usługodawcę w związku z
wykonywaniem Usługi Dostępu do Portalu, mogą być wyrażone w postaci elektronicznej
i przesłane na adres e-mail Klienta lub Użytkownika. Klient zobowiązuje się powiadomić Usługodawcę
na piśmie nie później niż w terminie 3 dni, o zmianie adresu e-mail. Niewykonanie tego obowiązku
będzie oznaczało uznanie korespondencji wysłanej na ostatni podany adres e-mail Klienta za
skutecznie doręczoną. Postanowienie ust. 6.4. poniżej stosuje się odpowiednio.
Korespondencję wysłaną na adres e-mail Klienta lub Użytkownika Strony uznają za skutecznie doręczoną
najpóźniej z chwilą potwierdzenia przyjęcia takiej wiadomości przez system pocztowy Klienta.